BUPATI PASAMAN
ARSIP PENGHUBUNG MASA LALU
DENGAN MASA KINI
LB. SIKAPING- Bupati Pasaman Benny Utama berpendapat
bahwa arsip merupakan penghubung kejadian yang terjadi pada masa lalu dengan
masa sekarang.
Alasan
yang dikemukakan bupati, misalnya dokumen sejarah ratusan tahun yang lalu dapat
dipelajari oleh generasi saat ini. Dengan mempelajari arsip tersebut, generasi
saat ini bisa mengetahui kejadian masa lalu. “Arsip itu luar biasa, dokumen
yang menjembatani orang-orang terdahulu dengan orang-orang masa sekarang,” ujar
Bupati Benny Utama, dalam bimtek kearsipan di Pasaman, kemarin.
Namun
sesuai dengan perkembangan zaman, di era teknologi informasi yang berkembang
pesat, kearsipan sudah tertata dengan baik dan rapi.
Di
Indonesia, kearsipan diatur dalam PP Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Kearsipan. Maka,
bagi aparatur Negara perlu memahami kearsipan sesuai aturan yang ada.
“Permasalahan
menambah beban pikiran manusia untuk menciptakan sesuatu yang lebih baik dari
sebelumnya, sehingga data-data atau dokumen pun dapat dijadikan referensi dalam
mewujudkan perubahan itu,” katanya.
Arsip,
bagi Benny Utama, sangat penting dalam proses perbaikan dan pencapaian tujuan
bagi suatu dinas, badan dan kantor, organisasi maupun pribadi dengan tidak
mengulangi kesalahan ataupun keteledoran yang lalu.
Dalam
konsepnya, arsip merupakan segenap dokumen tertulis, gambar dan bahan cetakan
yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu Badan Administratif atau
oleh salah seorang pejabatnya dan dokumen-dokumen tersebut tetap berada dalam
pemeliharaan serta dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Tidak
jarang terjadi bahwa data seorang pejabat atau badan/ organisasi dapat
dimanipulasi dan diperjualbelikan, sehingga dengan mudah untuk meruntuhkan
organisasi atau menggulingkan pejabat.
Narasumber
Bimtek Kearsipan, Sekretaris Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Sumbar menyebutkan,
dalam kaidah kearsipan disebut bahwa arsip mempunyai suatu proses dari mulai
penciptaan, penggunaan dan pelestarian yang disebut daur ulang arsip. Dalam
pengelolaan tata kearsipan dari mulai surat masuk sampai dengan surat keluar di
tata dan dikelola serta diberkaskan dengan tujuan pencairan kembali secara
cepat dan tepat sebagaimana amanat PP Nomor 28 tahun 2002 tentang pelaksanaan
UU Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Pimpinan
yang memiliki intensitas fungsi managerial pembinaan yang baik terhadap bawahan
maupun atasannya tentu saja memiliki kesibukan yang sangat tidak memungkinkan
untuk pimpinan tersebut dapat mengingat segalanya. Sehingga dibutuhkan arsip
untuk menyimpan segala aktifitas dari pimpinan.
Ditambahkan,
setiap staf ataupun pejabat kearsipan haruslah menguasai system kearsipan yang
konsisten, sehingga dokumen-dokumen dapat dengan mudah dan cepat ditemukan saat
dibutuhkan.
0 Komentar